Cách lọc dữ liệu trong Excel là một kỹ năng mà ai là dân tin học văn phòng cũng không được bỏ qua. Bởi trong công việc hằng ngày chúng ta luôn phải sử dụng chúng rất nhiều để đạt hiệu suất tối ưu nhất. Cùng chúng tôi tìm hiểu xem hiện nay đang có những phương pháp lọc hiệu quả nào có trong phần mềm Excel nhé.
Bộ lọc dữ liệu trong Excel
Hiện tại, bản thân Excel đã sở hữu khá nhiều tính năng thiết lập sẵn để người dùng tiến hành lọc dữ liệu một cách thuận lợi. Ví dụ như cơ bản nhất phải kể đến đó chính là AutoFilter. Với công cụ này thì bạn chỉ cần mất mấy giây ngắn thôi là đã có được thông số mình cần trong dạng giá trị, chữ hoặc điều kiện tùy ý.
Để bộ lọc tự động hoạt động hiệu quả nhất thì người dùng nhớ phải thêm dòng tiêu đề cột ở trên cùng. Có như vậy thì AutoFilter mới lọc kết quả được chuẩn xác. Khi bộ lọc hoạt động thì trên các tiêu đề cột sẽ xuất hiện hình tam giác ngược hướng xuống dưới.
Sau khi áp dụng bộ lọc cho bảng tính thì mọi người còn có thể copy, sửa, xóa, tạo biểu đồ tùy thuộc theo nhu cầu sử dụng. Ngoài AutoFilter thì Excel còn các công cụ chọn lọc dữ liệu khá cao cấp hơn như là Advanced Filter. Hạng mục này sẽ giúp bạn giải quyết mọi vấn đề khó khăn, phức tạp.
Để thêm bộ lọc vào Excel trong trường hợp chưa được cài đặt sẵn thì bạn áp dụng 3 cách sau đây:
- Tại tab Data trên thanh công cụ bạn vào “Sort and Filter” rồi nhấp chọn mục AutoFilter.
- Cách thứ hai là trên tab Home của thanh công cụ, người dùng vào phần Editing rồi thực hiện các bước tiếp theo như bên trên.
- Cách cuối cùng cũng là nhanh chóng nhất là mọi người sử dụng tổ hợp Ctrl+Shift+L để mở bộ lọc trong Excel.
Các cách lọc dữ liệu trong Excel
Sau khi các tiêu đề có ký hiệu của bộ lọc thì lúc này chúng vẫn chưa được sử dụng mà chỉ mới thể hiện cho việc mới được thêm vào. Bạn lúc này cần phải di chuyển chuột xung quanh tam giác ngược để cài đặt cho AutoFilter qua các bước sau. Đầu tiên mọi người nhấp vào ký hiệu bộ lọc ở cột muốn tìm dữ liệu. Sau đó, bạn nhấn bỏ chọn tất cả để tích các mục cần kiếm theo ý thích. Sau khi chọn được các dữ liệu cần hiển thị thì người dùng chỉ cần tích OK để gửi lệnh.
Về ứng dụng hiện nay có khá nhiều cách để lọc dữ liệu trong Excel thông dụng được nhiều người thường xuyên áp dụng. Đó chính là:
Cách lọc ô rỗng hoặc không rỗng
Để thực hiện hành vi này thì bạn có thể thực hiện theo các bước cụ thể sau đây:
- Lọc dữ liệu không lấy các ô trống vào trong kết quả: trường hợp trong bảng tính có các vùng không kèm theo số liệu mà bạn đang cần loại bỏ chúng khỏi báo cáo thì trước hết hãy nhấn vào mũi tên dọc trên tiêu đề cột muốn lọc, hộp thoại bộ lọc sẽ mở ra. Tại đây sẽ hơi khác cách lọc cột thông thường thay vì bỏ tích tất cả thì bạn vẫn giữ nguyên mà chỉ không chọn ô “Blanks” ở phía dưới cuối cùng. Việc làm này sẽ giúp mọi kết quả khác rỗng đều hiện ra trong phần kết quả filter.
- Với nhiệm vụ lọc bỏ các ô có dữ liệu thì mọi người trước hết cũng mở hộp thoại Filter lên. Tại đây bạn tích bỏ trống tại mục “Hiển thị tất cả” kèm theo đó là chọn tích V tại dòng “Blanks”. Kết quả trả về sẽ là dãy các hàng có chứa ô trống trong cột đang dùng bộ lọc.
Điều bạn cần lưu ý trong việc áp dụng đó chính là chỉ lựa chọn lọc các vùng trống rỗng khi mà trong cột tính có nhiều hơn 1 ô. Trong trường hợp mọi người muốn xóa đi các hàng trống trong cột nhất định thì cũng có thể linh hoạt dùng AutoFilter để thực hiện. Thay vì bấm chọn Blanks thì giờ bạn nhấn vào Delete row sau khi đã lựa hàng cần lọc và tích vào Selection. Cách làm này sẽ giúp mọi người chỉ xóa đi những dòng trống dữ liệu toàn bộ các cột thôi nhé.
Cách lọc dữ liệu dạng ký tự
Trong trường hợp cột bạn muốn lọc ở dạng ký tự thì hãy sử dụng các tính năng nâng cao có trong AutoFilter như là:
- Lọc ô có điểm đầu hoặc kết là một hoặc dãy các ký tự.
- Lọc ô chứa hoặc không chưa ký tự đang muốn tìm kiếm. Trong trường hợp bạn chỉ muốn filter một ký tự bất kỳ trong chuỗi thì cũng có thể thực hiện rất đơn giản.
- Lọc ô theo định nghĩa tuyệt đối và tương đối với quy ước trả về là 0 hoặc 1.
Khi người dùng thêm các bộ lọc cao cấp vào trong vùng bảng đang cần tính toán chứa ký tự thì bộ lọc tương xứng, phù hợp sẽ tự động xuất hiện. Cho nên bạn cũng không cần quá lo lắng. Ví dụ như khi mọi người muốn lọc ký tự A trong bảng tính thì đầu tiên nhấn vào mũi tên trên tiêu đề cột. Tiếp đến bạn chọn bộ lọc ký tự để hộp thoại ra phù hợp với nhu cầu dùng. Tại ô tìm kiếm bên phải Custom AutoFilter chỉ cần gõ “A” rồi nhấp OK thì các kết quả có chứa ký tự đang cần lọc sẽ hiện ra.
Cách nhanh chóng để lọc dữ liệu với 2 điều kiện
Để tiến hành lọc dữ liệu kèm theo điều kiện thì bạn chỉ cần thực hiện tuần tự theo các thao tác cơ bản ở dưới đây:
- Trong hộp thoại bộ lọc tích chọn “and” hoặc “or” tùy thuộc vào 2 điều kiện liên kết bổ trợ cho nhau hay là đối ngược hoàn toàn.
- Tiếp đến bạn chỉ cần lựa chọn thuật toán so sánh thích hợp cho điều kiện thứ 2.
- Sau đó, mọi người điền giá trị, hoặc chuỗi ký tự cần lọc vào trong ô tìm kiếm. Như vậy thì kết quả trả về sẽ kèm theo nội dung đang muốn filter đáp ứng đầy đủ 2 điều kiện ban đầu.
Hướng dẫn thao tác để lọc ô theo màu
Trong trường hợp bạn đã tô màu trang tính của mình bằng cách thủ công tốn thời gian hay sử dụng hàm có điều kiện thì cũng có thể áp dụng bộ lọc. Các bước để mọi người thao tác gồm danh sách ngắn sau đây:
- Sau khi nhấn vào mũi tên để dẫn tới hộp thoại bộ lọc thì tự động sẽ hiển thị chức năng lọc theo màu nếu trong bảng tính của bạn đã có nhiều tô gam sắc khác nhau.
- Trong đó, người dùng có thể lựa chọn một trong các tính năng tiêu biểu như lọc màu theo cột, lọc màu phông chữ, lọc màu của ô dữ liệu,…
- Tiếp đến bạn tích chọn vào màu mà mình đang muốn lọc ra rồi nhấp OK nữa là xong.
- Các khung màu bạn chọn sẽ hiển thị đầy đủ còn các gam khác tạm thời liền biến mất khỏi trang tính.
Lọc các ô trùng dữ liệu
Cách lọc dữ liệu trong Excel cho các ô bị trùng giá trị thì sẽ được thực hiện theo các bước cực kỳ đơn giản sau đây:
- Bước 1: Bôi chọn toàn bộ vùng thông tin mà bạn đang muốn lọc dữ liệu bị trùng với nhau. Sau đó mọi người nhấn chọn Data trên thanh công cụ và kế tiếp là đi vào mục Remove Duplicates.
- Bước 2: Sau khi hộp thoại của bộ lọc Remove Duplicates hiện ra trên màn hình thì bạn sẽ có hai hướng để lựa chọn. Một là Select All để filter toàn bộ vùng dữ liệu đã bôi đen. Hai là Unselect All bỏ chọn tất cả để lựa các trường lọc theo ý dùng cá nhân. Sau khi đã quyết định giới hạn bộ lọc trên bảng tính thì bạn nhấn vào OK.
- Bước 3: Lúc này hộp thoại con sẽ xuất hiện kèm theo số các ô trùng giá trị với nhau, lượng mẫu cần xóa và tổng thông số sửa lại. Người dùng sẽ rất dễ dàng để nắm bắt thông tin đầy đủ nhất. Cuối cùng bạn nhấn tiếp một lần nữa OK để hoàn tất quy trình lọc dữ liệu trùng cho vùng được bôi đen trước đó.
Xem thêm:
- Cố định cột trong Excel – Thủ thuật nâng tính chuyên nghiệp
- Đổi mật khẩu gmail chi tiết cho người dùng tham khảo
Trên đây là một số cách lọc dữ liệu trong Excel thông thường với tần suất được sử dụng nhiều nhất. Bạn muốn làm chủ các trang tính đầy rẫy những con số đau đầu rối mắt thì hãy nắm chắc kỹ năng này. Chúng sẽ giúp bảng biểu trở nên thanh thoát và tập trung vào các mục chính cần được quan tâm.
