Nếu bạn đang làm việc trong môi trường văn phòng yêu cầu thành thạo các kỹ năng cơ bản về tin học hay sinh viên cần thuyết trình luận văn thì sẽ phải dùng nhiều đến phần mềm này. Tuy nhiên chúng ta lại chưa thực sự hiểu rõ về nó. Vậy nên bài viết hôm nay sẽ phân tích tất cả những vấn đề liên quan đến Powerpoint là gì để chúng ta có cái nhìn tổng quan hơn cũng như có thể thuận tiện áp dụng trong thực tế nhé.
Powerpoint là phần mềm như thế nào?
Thông thường thì chúng ta sẽ chỉ sử dụng và ít khi nào quan tâm đến câu hỏi rằng Powerpoint là gì cả. Thậm chí người dùng còn không khám phá hết tất cả các tính năng nó đang sở hữu nếu yêu cầu công việc không đòi hỏi tới. Vậy nên khi tìm hiểu kỹ về phần mềm này chắc chắn các bạn sẽ phát hiện ra những điều vô cùng thú vị và mới lạ mà lâu nay chúng ta đã bỏ quên đó.
Được biết, Powerpoint là một ứng dụng trong bộ công cụ Microsoft Office dùng để trình chiếu sử dụng các slide chứa đựng thông tin. Tính năng này sẽ đáp ứng rất tốt việc truyền tải tới người xem những nội dung đã được chuẩn bị sẵn tại các buổi thuyết trình ở lớp học, hội nghị, diễn thuyết,…
Cùng với hai phần mềm cơ bản khác là Word và Excel, thêm Powerpoint vào sẽ tạo nên tam trụ không thể thiếu của một thiết bị văn phòng. Ước tính, trong khoảng 10 năm trở lại đây, lượng tải xuống và sử dụng phần mềm này đã tăng nhanh một cách chóng mặt, cho thấy sự phổ biến của nó cũng như sự yêu thích hàng đầu của người dùng. Đây là một công cụ đắc lực để tạo nên các bài thuyết trình, quảng cáo chất lượng.
Công dụng chính của Powerpoint là gì?
Hiện nay, Powerpoint đang trở thành phần mềm phục vụ đắc lực cho với những công năng tuyệt vời trên cả sự mong đợi của chúng ta. Bởi ứng dụng này có vô vàn tính năng khác nhau mà nếu chỉ xem xét đến cái cơ bản mà hầu như các bạn đang thấy thì chỉ mới ở phần nổi mà thôi.
Trước hết Powerpoint sẽ giúp doanh nghiệp tạo các bài thuyết trình cho sản phẩm và dịch vụ của mình một cách hiệu quả. Bởi nó tích hợp nhiều thông tin và hình ảnh minh họa một cách sống động, thu hút chứ không nhàm chán như cách thức truyền thống. Ngoài ra ứng dụng này khi kết nối với các phương tiện truyền thông khác sẽ giúp cho việc quảng bá, tiếp thị trên diện rộng tốt hơn.
Phần mềm cũng được sử dụng nhiều trong lĩnh vực giáo dục. Powerpoint có thể làm bài giảng trực quan, thuyết trình các chủ đề khác nhau, soạn giáo án liên quan đến nhiều bộ môn. Sẽ cực kỳ dễ sử dụng nếu chúng ta hiểu rõ Powerpoint là gì. Khi đã nắm bắt được nó thì không có yêu cầu nào làm khó được các bạn cả.
Phần mềm này cũng được sử dụng nhiều để tạo chứng chỉ, lịch, báo cáo, sơ đồ cho rất nhiều lĩnh vực khác nhau. Đơn cử như thuyết trình cho các dự án, diễn giải các sự kiện,… Nếu không có Powerpoint minh họa thêm thì sẽ cảm thấy khá trống trải, không sinh động và ít tập trung được sự chú ý cũng như quan tâm của người nghe.
Những tính năng nổi bật nhất của Powerpoint là gì?
Nói đến phần mềm này thì hầu hết chúng ta chỉ biết đến dùng để thiết kế và trình chiếu slide bởi đây là tính năng quen thuộc cũng như được áp dụng nhiều nhất trong công việc cũng như học tập. Tuy nhiên, Powerpoint còn nhiều thế mạnh khác đánh bật mọi đối thủ mà chúng ta sẽ được tìm hiểu ngay sau đây.
Thiết kế và trình chiếu
Mặc dù tính năng này đã quá quen thuộc mà ai cũng biết nhưng do nó là điểm nổi bật nhất của Powerpoint nên trong bài viết này không thể thiếu được. Có thể nói hầu hết các công việc đều yêu cầu thành thạo thiết kế và trình chiếu slide. Nhờ có nó mà bài diễn văn, thuyết trình, giới thiệu, quảng bá,… của chúng ta trở nên dễ hiểu và sinh động. Người xem chúng cũng cảm thấy hứng thú và quan tâm nhiều hơn.
Zoom trong Powerpoint
Tính năng này giúp bạn có thể chọn phần nội dung mà mình muốn làm nổi bật để thu hút sự chú ý của người nhìn trong bài thiết trình. Tại Powerpoint sẽ công cụ tự động tạo một trang trình bày làm menu chính cho tất cả những cái còn lại. Như vậy, chúng ta có thể dễ dàng làm nổi bật tốt hơn chủ đề cũng như các ý chính mà mình muốn truyền đạt nhưng vẫn bao quát hết được thông tin tổng thể.
Morph
Công cụ này trong Powerpoint cho phép chúng ta tạo hiệu ứng hoạt hình di chuyển trơn tru giữa các trang chiếu khác nhau. Điều này giúp cho người xem dễ dàng nhận biết những thay đổi về nội dung và tạo ra cảm giác hứng thú, tập trung vào những ý tưởng đang được người nói muốn truyền tải.
Design ideas
Tính năng mới của Powerpoint này giúp người dùng tạo ra các ý tưởng bố cục slide một cách nhanh chóng. Chúng ta chỉ cần gõ nội dung ra bản trình bày sau đó chọn phần này thì ngay lập tức các ý tưởng hay ho và độc đáo liên quan đến chủ đề đó sẽ được xuất hiện. Ngoài ra nó tự động điều chỉnh để phù hợp với bảng màu và kiểu dáng cụ thể của mẫu mà bạn đang sử dụng, giúp tiết kiệm thời gian và công sức hơn.
Slide hyperlink trong Powerpoint
Tiện ích này sẽ giúp chúng ta liên kết trong chính một slide, giữa các trang với nhau hoặc kết nối địa chỉ email, website bất kỳ. Điều này sẽ giúp cho bài thuyết trình của các bạn linh hoạt hơn, nhất là khi có quá nhiều thông tin từ vô số nguồn khác nhau rất quan trọng nhưng thiếu không gian để trình bày hết chúng.
Ưu và nhược điểm cần lưu ý của ứng dụng này
Bất kỳ một phần mềm nào dù được đánh giá tốt đến đâu vẫn sẽ có những hạn chế. Bởi trong quá trình làm ra nó nhà sản xuất không thể nào tính hết được tất cả tình huống có thể xảy ra để dự liệu trước được mọi vấn đề. Vậy nên chúng ta sẽ tìm hiểu Powerpoint đang có những gì và thiếu gì để có thể áp dụng tốt nhất vào công việc nhé.
Ưu điểm của Powerpoint là gì?
Phần mềm này có cấu hình cao nhưng dung lượng đã được tinh giản gọn nhẹ nên rất dễ dàng tải xuống và có thể sử dụng ở tất cả mọi nơi. Chỉ cần máy tính hoặc điện thoại của chúng ta có cài đặt ứng dụng này là có thể thoải mái sử dụng rồi.
Và đương nhiên, các tính năng mà phần mềm này đang sở hữu sẽ giúp người dùng có một bài thuyết trình độc đáo và thú vị hơn rất nhiều so với các cách thức truyền thống như chỉ giới thiệu không, hay viết lên bảng,… Đặc biệt, trong Powerpoint còn tích hợp được cả hình ảnh, âm thanh, video hoặc đường link dẫn đến các trang thông tin khác nên càng ăn điểm hơn trong mắt người xem.
Khi đã sử dụng phần mềm này rồi thì các bạn có thể thoải mái tùy chỉnh mọi thứ theo ý muốn và nhu cầu của riêng mình mà không bị giới hạn về bất kỳ điều gì cả. Nó tạo cơ hội cho người dùng thỏa sức sáng tạo và bay bổng với những ý tưởng đang tuôn trào của mình.
Quan trọng hơn, tính đến thời điểm hiện tại, so với các ứng dụng có cùng công năng trên thị trường thì Powerpoint đang có mức giá bán ra khá ổn cho một sản phẩm chính hãng. Chưa kể đến các chương trình bảo hành, nâng cấp lên hệ điều hành mới miễn phí sẽ giúp các bạn tiết kiệm được một khoản chi phí không nhỏ.
Xem thêm:
- Chuyển PPT sang PDF thông tin chi tiết từ A – Z cho bạn đọc
- Mail merge – Tính năng hữu ích hỗ trợ người sử dụng
Nhược điểm
Như đã nói ở trên, trong quá trình chúng ta sử dụng chắc chắn sẽ phát sinh các nhu cầu mới mà có thể ở thời điểm hiện tại phần mềm này chưa thể hỗ trợ. Nhưng đây cũng là bài toán chung mà người dùng phải chấp nhận. Tuy nhiên các bạn có thể góp ý với hãng để họ cải tiến thêm trong các lần nâng cấp sau.
Một ưu điểm cũng là nhược điểm của ứng dụng này chính là các trang slide có nếu để quá nhiều thông tin sẽ dẫn đến việc tiếp thu của người xem bị quá tải. Tuy nhiên muốn tinh giảm hơn nữa thì rất khó bởi hầu như các tính năng của Powerpoint hiện nay đang là hỗ trợ tốt nhất trên thị trường rồi.
Thêm nữa, cũng giống như các phần mềm có lượng người truy cập và sử dụng khổng lồ khác như Word và Excel thì không thể tránh khỏi tình trạng bị lỗi kỹ thuật. Với những “lỗ hổng” lớn thì không thể trong một thời gian ngắn có thể sửa chữa ngay được nên nó cũng gây gián đoạn và khó chịu cho người dùng.
Lời kết
Trên đây là những chia sẻ khách quan nhất để có thể giúp chúng ta trả lời được câu hỏi Powerpoint là gì. Một khi đã hiểu rõ về nó thì tin chắc rằng chúng ta sẽ làm chủ được phần lớn các công việc cần đến phần mềm này một cách hiệu quả hơn.
