Tạo bảng mục lục là một phần không thể thiếu trong các bộ tài liệu in ấn, tài liệu điện tử, luận văn,… Tuy nhiên, nhiều bạn vẫn còn quên điều này khiến cho những bộ tài liệu thiếu đi sự chuyên nghiệp. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn chi tiết cho các bạn cách làm mục lục trong Word để tạo bảng mục lục cho các bộ tài liệu.
Mục lục trong Word là gì?
Mục lục chính là hệ thống danh mục, đề mục của các bài tài liệu, luận văn, bài tập ở trên phần mềm Microsoft Word. Bảng mục lục sẽ tạo ra cảm giác dễ dàng hơn trong việc nắm bắt các nội dung quan trọng của bộ tài liệu, các nội dung trong bộ tài liệu sẽ được triển khai và sắp xếp theo một bố cục nhất định.
Đối với mục lục cho các tài liệu điện tử, người đọc có thể di chuyển dễ dàng đến nội dung nào đó chỉ bằng một cú nhấp chuột. Trong tài liệu in ấn cũng mang phong thái chuyên nghiệp hơn và cũng giúp cho người đọc có thể nhanh chóng tìm thấy nội dung cần tìm.
Cách làm mục trong trong Word 2007, 2010, 2016, 2019 tự động
Hiện nay, các phiên bản Microsoft Word từ 2007 đến 2019 đều có các thao tác tạo mục lục tự động tương đối giống nhau, sau đây sẽ làm một số thao tác giúp các bạn có thể tạo ra bảng mục lục cho tài liệu.
Cách 1: Tạo mục lục word bằng Add Text trong tab Table of Contents
- Bước 1: Trước tiên, bạn cần chọn phần nội dung sẽ xuất hiện trong bảng mục lục word.
- Bước 2: Chọn References, tiếp đến chọn Add Text và cuối cùng là Level. Các tiêu đề chính hãy chọn Level 1, các tiêu đề nhỏ hơn sẽ chọn giảm dần theo Level 2-3-4
Cách làm mục lục trong word tương đối đơn giản và các bạn có thể tự tạo bảng mục lục theo ý muốn cá nhân. Tuy nhiên, cách này chỉ nên áp dụng cho những bộ tài liệu không có quá nhiều tiêu đề. Bộ tài liệu quá dài như sách, luận văn, công trình nghiên cứu,… có quá nhiều tiêu đề sẽ khiến bạn tốn thêm một khoảng thời gian dài để có thể tạo ra bảng mục lục bằng các thao tác đơn giản.
Cách 2: Tận dụng Heading Styles trong Microsoft Word
Trong hầu hết các phiên bản của Microsoft Word, bảng mục lục sẽ phụ thuộc vào tiêu đề bạn chọn cho bộ tài liệu. Nếu sử dụng định dạng Heading 1, Heading 2,… thì việc tạo mục lục sẽ nhanh chóng và dễ dàng hơn khá nhiều.
- Bước 1: Đầu tiên trong cách làm mục lục, hãy chọn toàn bộ nội dung cần chọn, sau đó vào Home, tiếp đến chọn Styles.
- Bước 2: Chọn định dạng cần có như Heading 1, Heading 2,… Nếu không tìm thấy Styles muốn chọn, hãy click chuột vào mũi tên Quick Styles Gallery hoặc tiếp tục click vào Save Selection as New Quick Styles.
Cách làm bảng mục lục trong word cho tài liệu sau khi đã định dạng
- Bước 1: Hãy trỏ chuột vào vị trí mà bạn muốn đặt trong mục lục (vị trí ở đầu trang hoặc cuối trang của tài liệu). Tiếp đến, người dùng sử dụng phím tắt Ctrl + Enter để xuống trang dưới nhanh chóng.
- Bước 2: Chọn References, tiếp đến chọn Table of Contents và chọn bảng mục lục theo ý muốn cá nhân. Ở đây có những mẫu có sẵn hoặc tự tạo mục lục riêng đều được.
Tại phần “Custom Table of Contents” sẽ có 2 mục có thể người dùng lựa chọn là Leader và None. Format là bảng mục lục muốn tạo ra.
- Bước 3: Sau khi đã tạo ra được bảng mục lục xong, nếu mà bạn cần thực hiện các thao tác chỉnh sửa, thì hãy cập nhật lại bằng thao tác chọn vào nội dung và tích vào Update Table.
Có những điểm bạn cần lưu ý là phần mềm Word sẽ tự động cập nhật bộ tài liệu được định dạng Heading 1 là mục lớn và các Heading tiếp theo sẽ là mục phụ giảm dần. Nếu muốn đưa cả mục lục chính và mục lục phụ, hãy chọn các mục trước rồi sau đó chọn kiểu mục lục ưng ý.
Cập nhật bảng mục lục tự động
Sau khi đã thao tác chỉnh sửa hoặc hoàn thành bộ tài liệu, sẽ có những sự thay đổi của các mục hoặc là số trang trong tài liệu. Để bảng mục lục cập nhật chính xác theo dàn ý của bài nhất, hãy làm theo 2 cách đơn giản ngay dưới đây.
- Cách 1: Chọn chuột phải vào bảng mục lục, tiếp đó là vị trí có dòng chữ Update Field.
- Cách 2: Chọn References, tiếp đến chọn Update Table, trong mục Table of Contents. Bạn hãy chọn Update page numbers only để có thể cập nhật số các trong các mục, hoặc cũng có thể chọn Update entire table để cập nhật tất cả số trang và thay đổi về tên của mục. Sau cùng là chọn Ok để kết thúc các thao tác.
Khi đã thực hiện bất cứ sự thay đổi nào sau khi đã tạo bảng mục lục. Bạn sẽ luôn chọn “Update Entire Table”. Và nên nhớ rằng, hãy luôn cập nhật trước khi gửi hoặc in ra tài liệu.
Cách tạo bảng mục này phù hợp để áp dụng cho những bộ tài liệu có nội dung lớn, bởi vì sẽ tiết kiệm cho bạn được rất nhiều thời gian để có thể tập trung vào nội dung. Và cũng sẽ chính xác hơn cho việc cập nhật bảng mục lục.
Cách làm mục lục trong Word trong phiên bản Microsoft Word 2003
Một phiên đã xuất hiện quá lâu và hiện tại được rất ít người sử dụng thì quá trình tạo ra bảng mục lục trong phiên bản 2003 cũng khác so với các phiên bản mới hơn. Trong phiên bản này cũng có 2 cách làm mục lục khác nhau.
Cách làm mục lục trong word khi soạn thảo
- Bước 1: Tạo tiêu đề. Hãy bôi đen tất cả các đoạn văn bản để làm bảng mục lục, tiếp tục chọn Heading bằng cách nhấn vào Format hoặc sử dụng phím tắt “Ctrl + Alt + phím (1/2/3/4)”. Nếu muốn chọn theo ý muốn cá nhân thì hãy chọn Format => Style and Formatting.
- Bước 2: Sau khi đã tạo chỉ mục lục xong, hãy click chuột tại trang muốn hiển thị mục lục và chọn Insert => Reference => Index and Table => Table of Contents => OK.
Tạo bảng mục lục tổng hợp
Thao tác này để áp dụng cho những bộ tài liệu có nội dung quá lớn như sách, luận văn,.. và chúng ta sẽ có các bước thao tác như sau:
- Bước 1: Chọn View => Outline => Outline Level và chọn Level theo ý muốn.
- Bước 2: Chọn Outline và đặt chuột vào những tiêu đề muốn hiển thị trong bảng mục lục và thiết lập Level phù hợp. Phần nội dung của tiêu đề chọn Body Text.
- Bước 3: Sau khi đã thiết lập được Level cho những tiêu đề bạn muốn hiển thị thì hãy chọn vào Reference => Table of Contents và chọn ra mẫu bảng mục lục mong muốn
- Bước 4: Chọn vào Print Layout/ View => Print Layout để kiểm tra kết quả.
Xem thêm:
- Cách làm trò chơi trên powerpoint với các game đơn giản
- Cách chèn video vào powerpoint siêu dễ trên các thiết bị
Vì sao nên sử dụng Heading Styles
Heading Styles làm cho cách làm bảng mục lục trong Word được dễ dàng hơn và làm cho bộ tài liệu của bạn theo một cấu trúc nhất định. Bên cạnh đó, khi muốn chọn một bảng mục lục, phần mềm Word sẽ tự động tìm các tiêu đề và hiển thị trong bảng mục lục theo những nội dung đã đánh dấu. Sau đó bạn có thể sử dụng các tiêu đề này để cập nhật bảng mục lục cho phần nội dung.
Cho dù bộ tài liệu có lớn đến mức nào, bạn vẫn có thể tạo ra một bảng mục lục mà không gặp quá nhiều khó khăn. Hãy thành thạo các thao tác này để bộ tài liệu của bạn trở nên chuyên nghiệp hơn.
Như vậy qua bài viết trên đây của chúng tôi đã hướng dẫn cho các bạn cách làm mục lục trong word của tất cả các phiên bản. Hy vọng rằng những hướng dẫn của chúng tôi sẽ giúp bạn hoàn thành những bộ tài liệu quan trọng.
