Khi sử dụng phần mềm soạn thảo văn bản Microsoft Word thì thao tác tạo bảng là một thao tác quen thuộc để thể hiện sự trực quan trong cách trình bày cũng như giúp so sánh số liệu dễ dàng. Hiệu quả là vậy nhưng không ít người chưa biết cách tạo bảng trong Word sao cho đúng, vì vậy hãy cùng chúng tôi tìm hiểu quy trình này nhé.
Cách tạo bảng trong word là gì?
Đầu tiên chúng ta cần biết vai trò của bảng trong word là gì? Bảng chiếm vị trí vô cùng quan trọng hỗ trợ trực tiếp cho việc trình bày, đánh giá cơ sở dữ liệu trong đó nó chứa toàn bộ thông tin hoặc dữ liệu. Tạo bảng trong Word là dùng phần mềm soạn thảo Microsoft Word để vẽ bảng và hiệu chỉnh bảng điện tử, không phải bảng cơ học thông thường.
Tác dụng của cách tạo bảng trong word là gì?
Việc thực hiện nhập các dữ liệu vào bảng là vô cùng đơn giản nhưng sẽ dễ mắc lỗi nếu chúng ta thực hành sai cách. Trình bày một bảng đẹp và dễ nhìn là yêu cầu nâng cao hơn nhiều so với việc chỉ tạo bảng để trình bày số liệu. Một bảng trực quan với các dòng, cột cân đối, kích thước hợp mắt sẽ làm cho chúng ta tập trung hơn. Từ đó khi người xem nhìn vào bảng sẽ cảm thấy dễ hiểu hơn về dữ liệu được đề cập trong bảng.
Bằng công cụ Microsoft Word thì việc tạo bảng trong word hiện nay ngày càng dễ hiệu chỉnh và có thể trình bày đẹp mắt theo ý thích cá nhân. Bên cạnh đó, chúng ta không cần phải vẽ bảng thủ công trên giấy làm mất nhiều thời gian như trước đây.
7 cách tạo bảng trong word với các công cụ đơn giản
Thông thường, người dùng chỉ sử dụng chức năng insert table để tạo bảng mà không để ý đến còn nhiều cách khác nhau giúp tạo một bảng đẹp và dễ nhìn.
Cách tạo bảng trong word nhanh nhất với công cụ Tab Insert
Đây là cách tạo bảng thông dụng nhất và cũng là cách tạo bảng dễ dàng nhất mà chúng ta đã được giới thiệu từ các năm học trung học.
- Bước 1: Các bạn cần mở văn bản của mình hoặc khởi động phần mềm Word nếu bạn bắt đầu từ một văn bản trống (Blank document).
- Bước 2: Chọn vào vị trí cần tạo bảng, có thể là giữa các dòng hay đầu văn bản. Bạn chỉ cần nhấp trỏ chuột vào đúng hàng mà bạn cần tạo.
- Bước 3: Chọn Tab Insert, chọn Table. Sau khi chọn vào mục Table của Tab Insert bạn sẽ nhận được kết quả như trên hình. Tại đây, các bạn có thể thấy có đến 6 lựa chọn tạo bảng trong word, lần lượt chúng ta sẽ đi qua các cách tạo bảng.
Cách tạo bảng bằng vẽ các ô trống
Có thể thấy, khi nhấn vào tab insert => chọn table => lựa chọn tạp bảng đầu tiên hiện ra là các ô vuông trống. Để tạo nhanh bảng bằng các ô vuông này bạn làm như sau: Kéo rê con trỏ chuột theo các ô trong vùng khoanh đỏ bạn sẽ thu được kết quả như hình bên dưới. Vậy là bạn đã thực hành xong cách tạo bảng đầu tiên.
Ưu điểm:
- Tạo nhanh chóng với các thao tác vô cùng đơn giản, giúp người dùng không mất quá nhiều thời gian.
Khuyết điểm:
- Phải tự đếm số cột và hàng.
- Khó căn chỉnh.
- Chưa đẹp.
Cách tạo bảng bằng mục Insert table trong word
Cách làm thứ hai mà chúng tôi gợi ý cho bạn là sử dụng Insert table. Với các này, các bạn đừng quên thực hiện theo các bước lần lượt như sau:
- Bước 1: Chọn vào dòng cần chèn bảng mà bạn muốn.
- Bước 2: Chọn Insert, Table, chọn mục Insert table sau đó sẽ hiện ra bảng chọn như sau.
- Nhấn OK.
Những thông tin dưới đây sẽ giải thích cho bạn các lựa chọn trong bảng này.
Phần Table size (kích thước bảng).
- Number of columns: Số cột.
- Number of rows: số hàng.
Phần AutoFit behavior (tự động canh lề).
- Fix column width:Với ô này người dùng có thể chọn Auto hoặc tùy chỉnh theo nhu cầu của bản thân.
- AutoFit to contents: tự căn lề với văn bản.
- AutoFit to window: tự căn lề với cửa sổ soạn thảo.
Phần Remember dimensions for new tables: lưu các định dạng cho các bảng sau (giúp bạn tiết kiệm thời gian hiệu chỉnh lại khi tạo thêm lần nữa).
Ưu điểm:
- Hiệu chỉnh bảng một cách cân đối.
- Không lo về số hàng và số cột.
Khuyết điểm:
- Thao tác khó nhớ.
- Các giá trị bảng chọn bằng tiếng anh khó tiếp cận.
Cách tạo bảng trong word bằng lệnh Draw Table
Phương pháp tạo bảng trong word thứ 3. Tạo bảng bằng lệnh Draw table đòi hỏi bạn có một “hoa tay” khá tốt. Bởi vì như tên câu lệnh “Draw” bạn sẽ phải vẽ bảng thủ công bằng tay.
Các bước làm rất đơn giản chỉ cần người dùng làm theo những bước cụ thể như sau:
- Bước 1: Chọn vào ô Tab Insert, nhấn Table, ấn vào chữ Draw table.
- Bước 2: Sử dụng con trỏ chuột của bạn để tạo ra các dạng bảng hay kích thước bảng khác nhau.
Ưu điểm:
- Tạo bảng vô cùng tiện lợi và nhanh chóng với vài thao tác.
- Thao tác thực hiện đơn giản, ai cũng có thể nhớ sau khi thực hiện thành công.
Khuyết điểm:
- Nếu không khéo bạn sẽ không thể tạo được một bảng đẹp.
- Khó canh lề, chỉnh kích thước các hàng, kích thước các cột trong bảng.
Cách tạo bảng trong word với lệnh Convert Text to Table
Nếu bạn có sẵn một đoạn văn bản và không muốn đánh lại từ đầu để nhập vào bảng, bạn có thể tham khảo cách tạo bảng từ word này, chi tiết dưới đây:
- Bước 1: Dùng chuột bôi đen một đoạn văn bản mà người dùng có nhu cầu muốn chuyển đổi nó thành bảng biểu.
- Bước 2: Chọn tab Insert, sau đso là mục Table, hãy chọn Convert Text to Table.
Sau khi hoàn thành xong bước 2 trên màn hình soạn thảo văn bản bạn sẽ nhận được một bản chọn như sau.
Các lựa chọn nhìn sơ qua khá giống bảng chọn của mục Insert table nhưng ở đây có một số điểm khác ở phần Separate Text At.
Phần Table size (kích thước bảng) bao gồm các thông tin
- Number of columns: Số cột.
- Number of rows: số hàng.
Dưới đây là thông tin trong phần AutoFit behavior (tự động canh lề):
- Fix column width: bạn có thể chọn Auto hoặc tùy chỉnh theo ý thích.
- AutoFit to contents: tự căn lề với văn bản.
- AutoFit to window: tự căn lề với cửa sổ soạn thảo.
Phần Separate text at: ở đây bạn sẽ chọn cách chia văn bản để theo hàng và cột. Ở cột này có 4 lựa chọn như:
- Chia theo đoạn văn.
- Chia theo Tab.
- Chia theo dấu phẩy.
- Chia theo cách khác.
Bước cuối cùng các bạn nhấn Ok thì sẽ tạo thành bảng được chuyển đổi từ đoạn văn bản mong muốn.
Ưu điểm
- Tạo bảng nhanh chóng.
Nhược điểm
- Thao tác khó nhớ.
- Bảng chọn bằng tiếng anh khó tiếp cận.
Cách tạo bảng trong Word bằng bảng Excel có sẵn
Đây là cách kết hợp tính năng của Excel và Word, với cách tạo bảng này bạn sẽ sử dụng được các công thức trong Excel ngay khi đang hoạt động trong phần mềm Word, từ đó có thể rút ngắn thời gian làm việc.
- Bước 1: dùng con trỏ chuột chọn vào vị trí trong đoạn văn bản mà bạn muốn chèn bảng.
- Bước 2: chọn tab Insert, chọn mục Table, chọn Excel Spreadsheet. Sau đó các bạn sẽ nhìn thấy bảng chọn như sau.
Xem thêm:
- Kỹ năng lắng nghe và nguyên tắc giao tiếp hiệu quả
- Kỹ năng là gì và làm sao để xây dựng, hoàn thiện kỹ năng?
Một bảng có định dạng như Excel sẽ xuất hiện bạn chỉ cần nhập liệu tương tự như đang sử dụng excel, và bằng cách tạo bảng này bạn cũng có thể sử dụng các hàm trong excel như SUM, IF, VLOOKUP, AND, OR, MID, MODE,… như đang làm việc trên Excel thông thường.
Ưu điểm:
- Có thể thực hiện được các thao tác như excel dễ dàng.
Nhược điểm:
- Định dạng khá xấu và nhỏ.
Cách tạo bảng trong Word bằng các bảng có sẵn (Quick table)
Đây là cách tạo bảng cuối cùng trong Word, đồng thời cũng là cách dễ nhất trong 4 cách để thực hiện thao tác này. Để tạo bảng từ các bảng có sẵn trong word bạn làm như sau.
- Bước 1: Chọn vùng cần thêm bảng.
- Bước 2: chọn tab Insert, mục Table, rê chuột đến Quick Tables. Màn hình soạn thảo sẽ xuất hiện.
Đến đây bạn có thể tự do chọn các kiểu bảng có sẵn mà Word đề xuất.
Qua bài viết hướng dẫn cách tạo lập bảng trong word, hi vọng đã giúp bạn phần nào hiểu rõ tầm quan trọng của bảng biểu trong soạn thảo văn bản, cách hiệu chỉnh bảng theo ý thích để thể hiện sự trực quan đối với người đọc. Bằng những cách tạo bảng trong word trên, bài báo cáo của bạn sẽ ghi điểm lớn trong mắt mọi người!
